4 wichtige Schritte zur Erstellung eines aussagekräftigen Geschäftsszenarios für die Finanzierung von Unternehmenstechnologie

Teams aus funktionsübergreifenden Stakeholdern entscheiden heute über die meisten Anschaffungen von Unternehmenstechnologien. Um die Finanzierung zu sichern, brauchen Sie ein überzeugendes Geschäftsszenario, insbesondere in Zeiten wirtschaftlicher Unsicherheit, ganz gleich, ob Sie eine neue Technologie planen oder bestehende Systeme ersetzen oder aktualisieren möchten.

Der beste Weg, die Ausgaben zu rechtfertigen, besteht darin, ein Geschäftsszenario zu erstellen, das aufzeigt, wie die gewählte Technologie oder Lösung die Erwartungen der Stakeholder und die Prioritäten des Unternehmens erfüllt und die Geschäftsergebnisse fördert. Dazu müssen Sie den vollen Wert des Kaufs in Bezug auf Kosten, Wert und Risiko aufzeigen und diesen Wert durch einfaches, aber überzeugendes Storytelling vermitteln.

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Hier sind vier Schritte zum Erfolg.

Die erste Aufgabe des Beschaffungsteams besteht darin, die Prioritäten und Erwartungen der Stakeholder zu überprüfen. Holen Sie nicht nur Beiträge von Vertretern des Beschaffungsteams ein, sondern bitten Sie auch die Budgetverantwortlichen und die gesamte Organisation um Feedback, um die Bedürfnisse und Ziele derjenigen zu verstehen, die direkt oder indirekt von einer Änderung betroffen sein werden. Stellen Sie sicher, dass jedes Tool oder jede Lösung mit den unternehmenskritischen Prioritäten und Werten übereinstimmt und die erwarteten Ergebnisse erzielt werden können.

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Um die Wirkung zu demonstrieren, messen Sie die erwarteten Ergebnisse anhand des geschaffenen oder gelieferten Geschäftswerts – innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens. Sprechen Sie mit Ihren Stakeholdern, um herauszufinden, welche Metriken für sie am wichtigsten sind, damit Sie den Wert der vorgeschlagenen Investition im Hinblick auf ihre Prioritäten und die Mission oder Strategie der Organisation bewerten und formulieren können. 

Klare, geschäftsorientierte Metriken (die idealerweise durch Unternehmens- oder IT-Dashboards überwacht werden) sind besonders wichtig, wenn es darum geht, Unterstützung für Innovationen oder aufkommende Technologieinvestitionen zu gewinnen.

Schauen Sie über die anfänglichen Kosten oder Vorabinvestitionen hinaus, wenn Sie den erwarteten Wert und die Investitionsrendite der vorgeschlagenen technischen Anschaffung darlegen. Sammeln Sie Daten und Beweise, die den übergreifenden Wert der eingesetzten Technologie oder Lösung durch einen ausgewogenen Ansatz zum Ausdruck bringen:

• Gesamtbetriebskosten (TCO) – einschließlich der so genannten „nachgelagerten“ technologischen Auswirkungen und Anforderungen an Support, Management, Wartung und Schulungskosten für Benutzer.

• Enge Ausrichtung an den strategischen Werten der Organisation.

• Risiken – nicht nur die Investition in die vorgeschlagene Lösung, sondern auch die Wettbewerbskosten und Risiken der Ta­ten­lo­sig­keit.

Dokumentieren Sie alle Ergebnisse und Analysen in einem Geschäftsszenario, das mit einer Problemstellung beginnt. Nutzen Sie die Taktik des Geschichtenerzählens, um deutlich zu erklären, warum die Lösung dieses Problems oder Bedarfs durch die empfohlene Software oder Technologie für Ihre Organisation entscheidend ist. 

Zeigen Sie alle Aktivitäten, die Sie durch die Lösung optimieren möchten. Diskutieren Sie diejenigen, die auf Leistung hindeuten und sich in Auswirkungen auf die wichtigsten Kennzahlen und Ergebnisse Ihrer Organisation umsetzen lassen. 

Formulieren Sie Ihre Geschichte immer in der Sprache Ihrer Zielgruppe oder Stakeholder, insbesondere wenn Sie sich auf die Ergebnisse beziehen, aber vermeiden Sie einen zu technischen oder funktionalen Jargon. Denken Sie daran, die Rolle anzusprechen, die Menschen und Prozesse für den Erfolg der Implementierung spielen werden.

Fazit: 

• Wenn Sie ein überzeugendes Geschäftsszenario in einfacher Sprache formulieren, können Sie die Unterstützung der Stakeholder für die Finanzierung gewinnen.

• Finden Sie ein Gleichgewicht zwischen den Kosten, dem Wert und dem Risiko der von Ihnen vorgeschlagenen Technologie- oder Softwareinvestition.

• Nutzen Sie die Taktik des Geschichtenerzählens, um klar zu erklären, warum die Lösung der Herausforderungen Ihrer Organisation mit der empfohlenen Software oder Technologie für den Erfolg entscheidend ist.

Colin Reid, VP of Product Management, leitet die Teams von Gartner bei der Planung, Entwicklung, Bereitstellung und Verwaltung von globalen SaaS-Anwendungen, einschließlich BuySmart. Zuvor war er als Analyst bei Gartner tätig und unterstützte Kunden bei der Entwicklung, dem Aufbau, der Integration, der Nutzung und der Optimierung aller Aspekte von Marketing- und Content-Technologien und ihrer Abläufe. Reid verfügt außerdem über Erfahrungen als CMO, COO und Teamleiter bei Marketingorganisationen, Marketingagenturen und globalen Technologieanbietern.