Helfen Sie Ihrem Technologiebeschaffungsteam, effektiver zu arbeiten

Die Digitalisierung und die zunehmende Demokratisierung der Technologie bedeuten, dass die Technologie in Unternehmen zunehmend außerhalb der IT-Organisation finanziert, beschafft, entwickelt und verwaltet wird. Ihr nächster Technologiekauf wird also wahrscheinlich ein Beschaffungsteam aus verschiedenen Stakeholdern betreffen – ein Team, das den Unterschied zwischen einem Technologiekauf, den Sie bereuen werden, und einem, den Sie nicht bereuen werden, ausmachen kann.

Studien von Gartner zeigen, dass Käufer, die ihre Technologiekäufe später nicht bereuen, in der Regel gründlicher vorgehen, wenn es darum geht, ein Geschäftsszenario zu entwickeln und zu vereinbaren, und dass sie disziplinierter sind, wenn es darum geht, einen Konsens mit einer Vielzahl von Stakeholdern zu erzielen. Sie prüfen nicht nur Technologielösungen, sondern bewerten eine Reihe von Anforderungen im Hinblick auf bestimmte gewünschte Ergebnisse.

Um dies effektiv zu tun, wird Ihre Organisation höchstwahrscheinlich ein technisches Beschaffungsteam einsetzen. Wer in diesem Team sitzt und worauf sie sich konzentrieren, ist entscheidend für den Erfolg.

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Da die Zahl der Geschäftstechnologen – Mitarbeiter, die Technologie- oder Analysefunktionen für interne und externe Geschäftszwecke entwickeln, aber außerhalb der IT-Abteilungen tätig sind – zunimmt, kann das IT-Team nicht mehr der einzige Stakeholder beim Kauf von Technologielösungen sein. Dennoch ist die IT-Perspektive entscheidend: Teams, die kritische Perspektiven nicht einschließen oder nutzen, werden den Kauf höchstwahrscheinlich bereuen. 

Beschaffungsteams, die den Kauf nicht bereuen, arbeiten häufig proaktiv daran, die wichtigsten Anforderungen zu verstehen und zu dokumentieren, für die ein IT-Beitrag erforderlich ist – von technischen und Interoperabilitätsanforderungen bis hin zu Sicherheits- und Risikobewertungen und Budgetzuweisungen.

Eine Studie von Gartner zeigt, dass 61 % der Organisationen, die neue Technologien einführen, mit dem Widerstand ihrer Mitarbeiter konfrontiert sind, was zu Verzögerungen bei der Einführung führt und das Risiko einer geringen Akzeptanz und langfristigen Nutzung birgt. Die Identifizierung von Befürwortern der Technik und die Einbeziehung von Befürwortern der Veränderung in das Beschaffungsteam können Ihnen helfen, Widerstände proaktiv anzugehen.

Ziehen Sie in Erwägung, Anbieter von Technologieservices zu fragen, ob sie Materialien zur Unterstützung der Umstellung bereitstellen können, wie beispielsweise Führungen zur Implementierung und Migration sowie Fallstudien. Diese Tools helfen Ihrer Organisation letztlich, die Einführung zu beschleunigen und können die Bedenken der Mitglieder des Beschaffungsteams während des Prozesses der Evaluierung zerstreuen.

Beschaffungsteams schließen im Durchschnitt sechs bis sieben Mitglieder ein, es können aber auch weit mehr sein. Bei Geschäften mit IT-Services über 5 Millionen Dollar zum Beispiel ist das Beschaffungsteam im Durchschnitt mit 15 Stakeholdern besetzt. Das schafft eine enorme Komplexität, vor allem, wenn Sie bedenken, dass Beschaffungsteams ohnehin selten statisch sind. 

Die aktive Beteiligung wächst und schrumpft je nach Umfang des Kaufs oder der Phase des Kaufprozesses. Und dann gibt es noch die so genannten „Gelegenheits“-Entscheidungsträger – diejenigen, die nicht während des gesamten Prüfungs- und Kaufprozesses aktiv teilnehmen, aber oft einen enormen Einfluss haben. 

Oft werden Vertreter mit speziellem Fachwissen oder besonderer Leistung hinzugezogen, um Sie beispielsweise zu beraten. Und sie bringen Beschaffungsteams häufig zum Entgleisen und können sie auf den Pfad der Kaufreue führen. Eine Studie von Gartner zeigt, dass 80 % der Einkäufer, die nach einem Technologiekauf ein hohes Bedauern äußerten, feststellen mussten, dass gelegentliche Entscheidungsträger ihr Team überstimmt haben. Nur 1 % der Beschaffungsteams, die keine Kaufreue zeigen, gaben ein solches Verhalten an. 

Gelegentliche Entscheidungsträger können Sie vielleicht nicht aus dem Prozess ausschließen, aber Sie können die Wahrscheinlichkeit verringern, dass ihre Teilnahme einen Kauf in die Länge zieht oder zu Kaufreue führt, indem Sie sicherstellen, dass sie sich frühzeitig mit dem Rest des Teams über die Ziele, Anforderungen, das Budget und den Umfang Ihrer Investition abstimmen.

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Laut der Gartner Reimagining Technology Work Survey 2021 und der Gartner Digital Friction Survey 2020 sind durchschnittlich 41 % der Mitarbeiter Geschäftstechnologen, die Technologie- oder Analysefunktionen für die geschäftliche Nutzung außerhalb der IT-Abteilung ihrer Organisation entwickeln. Indem Sie in jeder Phase des Kaufprozesses die richtigen Perspektiven einschließen, verringert Ihr Team die Wahrscheinlichkeit, dass etwas Wesentliches übersehen wird. Teams, die die IT-Abteilung nicht in die Diskussionen über die anfänglichen Anforderungen einbeziehen, können beispielsweise übersehen, wie wichtig es ist, die Implementierungsvorbereitungen bereits in den frühen Stadien des Kaufprozesses zu berücksichtigen. 

Achten Sie auf die Details der Anforderungen für alle Benutzergruppen und stellen Sie sicher, dass diese Anforderungen mit den wichtigsten Geschäftsfaktoren und Zielen übereinstimmen.

Fazit: 

• Jeder kann heute ein Technologieeinkäufer sein, aber das Verständnis dafür, wie Technologieeinkäufe erfolgreich angegangen werden können, erfordert starke Teamarbeit und Koordination. 

• Schließen Sie sinnvolle Perspektiven in jedes Team für den Technologieeinkauf ein, um spätere Probleme oder Reue über den Kauf zu mindern. 

• Versuchen Sie, über die funktionalen Benutzer hinaus Teammitglieder zu rekrutieren, die sich klar auf die Ziele der Organisation konzentrieren können. So wird die Kaufdynamik aufrechterhalten.

Colin Reid, VP of Product Management, leitet die Teams von Gartner bei der Planung, Entwicklung, Bereitstellung und Verwaltung von globalen SaaS-Anwendungen, einschließlich BuySmart. Zuvor war er als Analyst bei Gartner tätig und unterstützte Kunden bei der Entwicklung, dem Aufbau, der Integration, der Nutzung und der Optimierung aller Aspekte von Marketing- und Content-Technologien und ihrer Abläufe. Reid verfügt außerdem über Erfahrungen als CMO, COO und Teamleiter bei Marketingorganisationen, Marketingagenturen und globalen Technologieanbietern.