5 Rechtstechnologietrends, die die internen Rechtsabteilungen ändern

Fazit:

• Die Coronavirus-Pandemie hat einen neuen Druck geschaffen, der dazu geführt hat, dass mehr Rechtsabteilungen eine Automatisierung anstreben oder in Erwägung ziehen, obwohl sie sich lange Zeit gegen Veränderungen in diesem Bereich gewehrt haben.

• Die Experten von Gartner erwarten, dass die Rechtsabteilungen ihre Ausgaben für Rechtstechnologie bis 2025 verdreifachen werden.

• Die folgenden fünf Vorhersagen können Führungskräften in der Rechtsabteilung bei der Planung ihrer Investitionen in Rechtstechnologien und ihrer allgemeinen Transformation helfen.

Interne Rechtsabteilungen waren lange Zeit zurückhaltend und risikoscheu wenn es um Automatisierung ging. Die Pandemie zwang viele dazu, 2020 einen Gang höher zu schalten und eine umfassendere Automatisierung bestimmter Rechtstätigkeiten, insbesondere im Zusammenhang mit großen Unternehmenstransaktionen, anzustreben – oder zumindest aktiv in Erwägung zu ziehen. Die Herausforderung besteht jetzt darin, zu entscheiden, welche Technologien wir einsetzen sollten, um echte Geschäftsergebnisse zu erzielen.

„Der neue Druck, der durch die Coronavirus-Pandemie entstanden ist, hat sicherlich als Katalysator für diesen Wandel gedient“, sagt Zack Hutto, Director Advisory bei Gartner. „Rechts- und Compliance-Teams waren bisher selten Vorreiter bei der Modernisierung, Digitalisierung und Automatisierung. Die Pandemie hat die Personalbudgets verringert und die Arbeitsbelastung in den Rechtsabteilungen erhöht. Technologie ist für viele Rechtsabteilungen die offensichtlichste Lösung.“

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Eine Studie von Gartner zeigt die Auswirkungen technologischer Innovationen auf die Rechts- und Compliance-Ziele von Unternehmen. Die Studie befasst sich insbesondere mit den positiven, direkten Auswirkungen der Technologie auf die Produktivität und Effizienz von Rechtsabteilungen in Unternehmen, mit ihrem Potenzial, die Compliance-Risiken und die Komplexität zu erhöhen, sowie mit ihrer transformativen Rolle in der Wertschöpfungskette der Rechtsabteilung.

Diese fünf Vorhersagen können Ihnen bei der Planung Ihrer Investitionen in Technologien und Ihrer allgemeinen Transformationsmaßnahmen im Jahr 2021 und darüber hinaus helfen.

Trend Nr. 1: Bis 2025 werden die Rechtsabteilungen ihre Ausgaben für Technologie verdreifachen

Laut einer Umfrage von Gartner unter Führungskräften aus der Rechtsabteilung aus 2020 wird der für Technologie ausgegebene Anteil der Budgets bis 2025 drastisch steigen.

Siebenundachtzig Prozent der Rechtsabteilungen erwarteten 2020, dass die Gesamtzahl ihrer internen Vollzeitmitarbeiter gleich bleiben oder sinken würde.

„Die COVID-19-Pandemie hat die bereits knapp besetzten Teams der internen Rechtsabteilung noch mehr belastet, während die Mitarbeiterzahl gleich geblieben ist“, sagt Hutto. „Führungskräfte aus der Rechtsabteilung sehen, dass andere Abteilungen mit ihren Technologieinvestitionen erfolgreich sind und auch auf dem Markt für Rechtstechnologie bedeutende Fortschritte gemacht haben. Das steigert ihren Wunsch, den Einsatz von Technologie zu erweitern, um Arbeitsabläufe zu unterstützen und Produktivitätsanforderungen zu erfüllen.“

Die Entwicklung einer mehrjährigen Technologiestrategie für die Rechtsabteilung, die sich mit den Veränderungen im Unternehmensumfeld und den Fortschritten auf dem Technologiemarkt weiterentwickeln kann, ist für den Erfolg entscheidend. Rechtsabteilungen sollten technologische Ad-hoc-Anschaffungen vermeiden, die schlecht auf die Unterstützung der Funktion bei der Erreichung von kurz- und langfristigen Geschäftszielen abgestimmt sind. 

Trend Nr. 2: Bis 2024 werden die Rechtsabteilungen 20 % der Rechtsanwälte durch Nicht-Anwälte ersetzen

Der Trend zu steigender Arbeitsbelastung und stagnierenden Budgets macht Effizienz zu einem entscheidenden Faktor. Das bedeutet, dass Rechtsabteilungen ihre Prozesse, die Implementierung von Rechtstechnologien, Analysen und andere Digitalisierungsstrategien verbessern müssen, um diese erhöhte Arbeitsbelastung zu bewältigen.

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Die Sorge um die Effizienz hat die Teams bereits dazu veranlasst, über die bestmögliche Nutzung der Zeit und des Fachwissens ihrer Teams nachzudenken, einschließlich der Verlagerung von Aufgaben von Anwälten auf Nicht-Anwälte. Das Vorantreiben wichtiger Verbesserungs- und Innovationsbemühungen erfordert jedoch wahrscheinlich eine andere Art von Fähigkeiten oder Perspektiven als die, die in einer traditionellen Rechtsausbildung vermittelt werden. 

Ziehen Sie eine Rolle in der Rechtsabteilung in Betracht. Was einst eine neuartige Ergänzung war, die fast ausschließlich in Technologie- oder Finanzunternehmen vorzufinden war, hat den gängigen Status erreicht: 58 % der befragten Abteilungen in allen Branchen werden diese Rolle 2020 ausfüllen, gegenüber 34 % in 2018.

„In den nächsten Jahren werden wir uns noch stärker darauf konzentrieren, Entscheidungen über Ressourcen für bestimmte Arbeitsbereiche kontinuierlich zu bewerten.“

Die Bedeutung der Rolle nimmt tendenziell mit der Größe der Organisation zu. Was könnte die nächste innovative Rolle innerhalb der Rechtsabteilung eines Unternehmens sein? Die Studie von Gartner zeigt, dass die Investitionen in rechtliche Projektmanager (plus 56 %) und in Datenwissenschaftler, die in der Rechtsabteilung beschäftigt sind (plus 30 %), steigen.

Führende interne Rechtsabteilungen werden sich in den nächsten Jahren verstärkt darauf konzentrieren, Entscheidungen über Ressourcen für bestimmte Arbeitsbereiche kontinuierlich zu bewerten, unabhängig davon, ob sie sich auf interne Anwälte, interne Nicht-Anwälte, Anwaltskanzleien oder nicht-anwaltliche Anbieter verlassen. Darüber hinaus werden sie die rechtlichen Technologie- und Innovationsfähigkeiten innerhalb ihrer Teams verbessern, indem sie die Fähigkeiten der vorhandenen Mitarbeiter erweitern, sich Fachwissen von anderen internen Abteilungen (z. B. über Rotationsprogramme) oder externen Parteien (z. B. über Abordnungen) ausleihen oder aus neuen Talentpools einstellen.

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Trend Nr. 3: Bis 2024 werden die Rechtsabteilungen 50 % der rechtlichen Arbeit im Zusammenhang mit großen Unternehmenstransaktionen automatisiert haben

Die Nachfrage nach Unternehmenstransaktionen hat sich bereits von dem durch die Pandemie verursachten Tiefpunkt erholt. Die Arbeit von M&A wird in den kommenden Jahren weiter zunehmen, wenn sich die Unternehmen von der Pandemie erholen, vor allem, da die Effekte der Pandemie die Bewertungen von Akquisitionen oft gesenkt haben.

„Siebenundachtzig Prozent der Rechtsabteilungen, die wir 2020 befragt haben, gehen davon aus, dass die Gesamtzahl ihrer internen Vollzeitmitarbeiter gleich bleiben oder sinken wird“, sagt Hutto. „Traditionell konnte eine größere Arbeitsbelastung nur durch eine höhere interne Produktivität oder teure externe Anwälte bewältigt werden. Fortschritte bei der Verarbeitung natürlicher Sprache und bei Technologien des Machine Learning ermöglichen einen dritten Weg zur Bewältigung dieser kritischen Aufgaben.“

„Der Schlüssel zum Erfolg liegt darin, zunächst spezifische Probleme zu identifizieren, die durch Automatisierung gelöst werden können“

Trotz des Trubels, der sich um dieses Thema rankt, ist Automatisierung kein Vertrauensvorschuss. Selbst 2019 gab die durchschnittliche Rechtsabteilung an, dass 33 % ihrer Arbeit bei Unternehmenstransaktionen automatisiert ist. Es gibt Platz für mehr: In der gleichen Umfrage gaben die Rechtsabteilungen an, dass 55 % ihrer Arbeit an Unternehmenstransaktionen automatisiert werden kann.

Es gibt auch keinen Grund für einen Selbstversuch. Einige führende Rechtsabteilungen finden in den Anwaltskanzleien und nicht-anwaltlichen Anbietern, mit denen ihre Abteilungen bereits zusammenarbeiten, bereitwillige (wenn auch nicht begeisterte) Partner für Innovationen.

Der Schlüssel zum Erfolg liegt darin, zunächst spezifische Probleme zu identifizieren, die durch Automatisierung gelöst werden können, anstatt Rechtstechnologie bei der Suche nach einem Problem einzusetzen.

Trend Nr. 4: Bis 2025 werden die Rechtsabteilungen der Unternehmen nur 30 % des potenziellen Nutzens aus ihren Investitionen in das Management des Vertragslebenszyklus ziehen

Wie bereits erwähnt, ist die Automatisierung kein Königsweg. Nur weil Arbeit automatisiert werden kann, heißt das noch lange nicht, dass sie einfach oder problemlos zu bewältigen ist. Die umfangreichsten und vielversprechendsten Lösungen, wie z. B. ML-gesteuerte Vertragsprüfungen, weisen eine hohe Komplexität der zugrunde liegenden Funktionen auf. 

Darüber hinaus sind die meisten Rechtsabteilungen schlecht auf solche Initiativen vorbereitet. Ein häufiger Fehler besteht darin, eine Roadmap für Rechtstechnologien zu erstellen, ohne die Bedürfnisse des Unternehmens oder der Endbenutzer ausreichend zu berücksichtigen. Organisationen, die sich Gedanken darüber machen, wie eine Technologie bestimmte betriebliche Funktionen oder Geschäftsergebnisse verbessern kann, schneiden in der Regel besser ab als Organisationen, die dies nicht tun.

„Das Versäumnis, unrealistische Erwartungen der Stakeholder in Bezug auf den Amortisierungszeitraum einer Technologie zu korrigieren, kann zur Entstehung von Problemen beitragen“

Führungskräfte in der Rechtsabteilung, die ihre Technologieinvestitionen nicht ausreichend planen, riskieren, Geld für schlecht angepasste und schlecht angenommene Systeme zu verschwenden. Der Trubel um das Technologiemarketing weckt hohe Erwartungen und ehrgeizige Zeitpläne, die nur selten erreicht werden können. 

Vor allem aber riskieren Rechtsberater und ihre direkten Mitarbeiter wertvolles politisches Kapital, wenn sie diese Technologie- und Automatisierungsinitiativen verfolgen. Investitionen in Rechtstechnologie und Automatisierung dauern bereits länger, als manchen bewusst ist. Das durchschnittliche Team benötigt 2,4 Jahre, um seine anfängliche finanzielle Investition wieder einzuholen. 

Wenn unrealistische Erwartungen der Stakeholder in Bezug auf den Amortisierungszeitraum einer Technologie nicht korrigiert werden, kann dies dazu beitragen, dass die Leistung einer neuen Technologie negativ beurteilt wird. Die Verantwortlichen in der Rechtsabteilung können sich in einem Teufelskreis wiederfinden, in dem die Enttäuschung der Stakeholder zu weiterem Desinteresse führt und den Teams die Möglichkeit nimmt, die Investitionen im Laufe der Zeit anzupassen und zu verfeinern.

„Rechtsabteilungen müssen Vorgänge priorisieren, die der Reife ihrer Prozesse entsprechen, im Gegensatz zu einem Big-Bang-Ansatz“

Wenn die negative Stimmung zu sehr zunimmt, können Organisationen gezwungen sein, eine Technologieinitiative aufzugeben. Dies kann zu dem führen, was ein Rechtsberater als „Karrieremoment“ bezeichnete, nachdem er gezwungen war, eine sechsstellige Investition und Tausende von Arbeitsstunden abzuschreiben, weil eine Investition in das Management des Vertragslebenszyklus (CLM) gescheitert war.

Um die beste Rendite aus CLM-Investitionen zu erzielen, müssen Rechtsabteilungen Prioritäten bei den Funktionen setzen, die ihrer Ausgereiftheit der Prozesse entsprechen, im Gegensatz zu einem Big-Bang-Ansatz, der wahrscheinlich nur einen Bruchteil des erwarteten Nutzens erzielt.

Trend Nr. 5: Bis 2025 werden mindestens 25 % der Ausgaben für Rechtsanwendungen in Unternehmen an nicht-spezialisierte Technologieanbieter fließen

Spezialisierte Technologieanbieter haben den Markt für Rechtstechnologie lange Zeit dominiert, während die größten Anbieter allgemeiner Unternehmenssoftware in den Rechtsabteilungen der Unternehmen nur begrenzt erfolgreich waren. Die Nachfrage nach einer Transformation der Rechts- und Compliance-Abteilung geht jedoch inzwischen über die Abteilungen selbst hinaus, da CEOs, CFOs und CIOs den strategischen Wert von Recht und Compliance erkennen.

Um einige der umfassenderen Transformationsinvestitionen, die von anderen Funktionen getätigt wurden, zu nutzen, werden spezialisierte Anbieter von Rechtstechnologie zunehmend Rechtsanwendungen auf Plattformen von Unternehmensanwendungen wie Microsoft, SAP, Salesforce und ServiceNow und anderen aufbauen. Diese werden für große Unternehmen von Interesse sein, die bestehende Investitionen nutzen und eine einfachere Integration sicherstellen möchten.

Die Nutzung von Technologien, die nicht von Anwälten stammen, kommt auch vom anderen Ende des Anbieterspektrums, da innovative Startups KI, Machine Learning, Advanced Analytics, Prozessautomatisierung und andere neue Technologien nutzen.

Dieser zuerst im Februar 2021 veröffentlichte Artikel wurde aktualisiert, um neue Ereignisse, Bedingungen oder Forschungsergebnisse einzubeziehen.