Shared-Services-Modell

Viele Führungskräfte aus den Bereichen Wirtschaft, Finanzen und Shared Services suchen nach einer allgemeinen oder einheitlichen Definition des Shared-Services-Modells. Ein Shared-Services-Modell bietet Dienstleistungen für interne Kunden durch Konsolidierung, Standardisierung und Automatisierung von Prozessen an kostengünstigen Standorten. Die Dienstleistungen werden für viele verschiedene Bereiche, Abteilungen und Gruppen innerhalb einer Organisation erbracht und können Folgendes umfassen: Kreditorenbuchhaltung, Erstattung von Reise- und Unterhaltungskosten (T&E), Vergütungen, Gehaltsabrechnung, Hauptbücher und Kosten- und Leistungsrechnung. Alle Prozesse, die sich zentralisieren lassen und von einer stärkeren Kundenorientierung profitieren würden, eignen sich für ein Shared-Services-Modell. Interne Kunden sind alle Personen innerhalb der Organisation, die von einer verstärkten Konzentration auf wertschöpfende Aktivitäten profitieren würden. Der Zweck eines Shared-Services-Modells ist es, das Unternehmen zu führen, zu vergrößern oder zu transformieren. Effektive Shared-Services-Modelle zeichnen sich durch eine konsequente Konzentration auf den Kundenwert und die Kundenzufriedenheit, die Wettbewerbsfähigkeit und die kontinuierliche Verbesserung aus.

Bei der Entwicklung eines neuen Shared-Services-Modells oder der Erweiterung eines bestehenden Modells können Führungskräfte aus den Bereichen Wirtschaft, Finanzen und Shared Services sich an Beispielen für Shared-Services-Modelle orientieren. Einige davon zeigen, dass die Arbeit im Unternehmen verbleibt, weil sie eine direkte Interaktion mit Kunden oder Investoren erfordert, spezifische Geschäfts- oder Produktkenntnisse voraussetzt oder sensible Informationen gefährden könnte. Zu den internen Aufgaben können die Bereiche Recht, Anlegerbeziehungen, Steuern, Finanzmittel sowie Planung und Analyse gehören. Andere Modelle zeigen, dass Shared Services ausgelagert werden, weil es sich dabei um prozessorientierte Routinetätigkeiten handelt, die leicht zu vermitteln sind. Für die Auslagerung kommen die Kreditorenbuchhaltung, die Reise- und Unterhaltungskostenerstattung und die Gehaltsabrechnung in Frage. Bevor Sie Ihren Ansatz anhand von Beispielen für Shared-Services-Modelle anpassen, sollten Sie Ihre aktuellen Prozesse über mehrere Geschäftseinheiten hinweg auf ihre Komplexität und ihre Gemeinsamkeiten überprüfen. Die folgenden Fragen sind dabei von wesentlicher Bedeutung: Wie gut werden die Management- und Betriebstätigkeiten verstanden und dokumentiert, die mit den einzelnen Prozessen verknüpft sind? Wie ausgereift sind die einzelnen Prozesse und wie stark wird die Organisation von Prozessoptimierungen profitieren? Gibt es Widerstände seitens der Geschäftsbereiche und der lokalen IT?

Das Shared-Services-Modell und die Zentralisierung von Dienstleistungen versprechen eine umfassende Prozessstandardisierung und eine wirtschaftliche Skalierung, was sie bei Geschäftsbereichsleitern, die kostengünstige und zuverlässige Dienstleistungen benötigen, beliebt macht. Die Vorteile des Shared-Services-Modells und der Zentralisierung von Dienstleistungen unterscheiden sich jedoch: Das Shared-Services-Modell sorgt für eine bessere Erwartungshaltung gegenüber dem Unternehmen, eine größere Bereitschaft zur Kostensenkung und eine höhere Reaktionsfähigkeit auf sich wandelnde Geschäftsanforderungen. Da das Shared-Services-Modell stark auf Transparenz, kontinuierliche Verbesserung und Kundenorientierung fokussiert ist, bietet es außerdem den Vorteil, dass es das Unternehmen befähigt, angesichts der sich ständig weiterentwickelnden Anforderungen nachhaltig zu operieren.

Der Preis des Shared-Services-Modells ist eine wichtige Voraussetzung beim Festlegen des Umfangs der Kontrolle über das Kundenverhalten. Unternehmen müssen bei der Preisgestaltung und Kostenberechnung die Effizienz mit der effektiven Beeinflussung des Kundenverhaltens in Einklang bringen. Da es kein einheitliches Preismodell für Shared Services gibt, sollten die Shared-Services-Leiter die Vor- und Nachteile der verschiedenen Mechanismen für die Preisgestaltung oder Abrechnung der Kosten von Shared Services kennen und entscheiden, welches Shared-Services-Preismodell für die Unterstützung ihrer Dienstleistungen am besten geeignet ist. Shared-Services-Leiter, die ein Preismodell für Shared Services entwickeln oder überarbeiten, sollten das Ausmaß an Transparenz und Flexibilität bei der Preisgestaltung bestimmen, indem sie die Kundenbedürfnisse und -ziele der Geschäftseinheiten beurteilen.