10 Wege zur Optimierung der Personalkosten

Ihr neues High-Potential-Entwicklungsprogramm steht kurz vor der Einführung, aber dann kommt wieder einmal die Aufforderung, einen Beitrag zur unternehmensweiten Kostensenkung zu leisten. Einige Personalleiter werden nun versucht sein, das Programm zu verwerfen, um Kosten zu sparen, aber das wäre eine vorschnelle Reaktion, die gute und strategieorientierte Ideen leichtfertig opfert.

„Erfolgreiche Personalleiter verstehen die Kostenoptimierung als fortlaufende Disziplin, nicht als einmalige Übung“, sagt Matthias Graf, Senior Executive Advisor bei Gartner. „Kostenoptimierungsstrategien müssen über Kostensenkungen hinausgehen und proaktiv Optionen für sofortige Effizienzsteigerungen fördern, ohne Kompromisse bei den langfristigen Auswirkungen auf die Geschäftsleistung einzugehen.“

Ein effektiverer Ansatz für die Personalabteilung besteht darin, Strategien zur Kostenoptimierung in drei Bereichen zu konzentrieren:

1. HR-Servicebereitstellung: Optimierung des HR-Servicebereitstellungsmodells, der Governance-Struktur, Prozesse und Positionen

2. HR-Ausgaben: Rationalisierung der Ausgaben für Shared Services, HR Information System (HRIS) Technologie und ausgelagerte gegenüber intern bereitgestellten Dienstleistungen

3. Personalkosten: Optimierung durch intelligente Vergütungsmodelle, Personalstruktur und Entlassungsmanagement

Die ersten beiden Bereiche konzentrieren sich auf Kosteneinsparungen innerhalb der Personalabteilung, der dritte Bereich auf den Beitrag der Personalabteilung zur Kostenoptimierung im gesamten Unternehmen.

Unsere 10 Empfehlungen zu diesen drei Bereichen werden dabei helfen, die Kostenoptimierung innerhalb der HR-Funktion und des Unternehmens einzuleiten.

Erfahren Sie mehr: Was Mitarbeiter über Kostenoptimierung denken

1. Neugestaltung der globalen Servicebereitstellung und Berücksichtigung lokaler Anforderungen. Globale Abläufe erschweren es Personalleitern, Einblicke in wichtige Prozessaktivitäten und Zeitpläne, Frameworks und Tools sowie externe Anbieter zu erhalten. Zu viele Prozesse in verschiedenen Regionen können zu Doppelarbeit, höheren Kosten und schlechten Ergebnissen führen. Erfolgreiche Unternehmen vereinbaren globale und lokale Standards für HR-Kernprozesse und legen einen klaren Entscheidungsfindungsprozess für die Ressourcenzuweisung fest.

2. Integration von Flexibilität in HR-Strukturen, um eine gezielte Nutzung von Kapazitäten zu gewährleisten. Bei umfangreichen Änderungen müssen Unternehmen ein Maß an Flexibilität in ihre funktionalen Strukturen einbauen, wie z. B. Hybrid-Funktionen (z. B. HR-Geschäftspartner, die für andere Unternehmenseinheiten als Ressource zur Verfügung gestellt werden) oder die Bündelung von HR-Ressourcen (z. B. zur Deckung einer erhöhten regionalen Nachfrage). Dies ermöglicht es HR-Funktionen, schnell auf Ad-hoc-Kundenanfragen zu reagieren und gleichzeitig Kerndienste weiter bereitzustellen.

3. Neugestaltung von Prozessen, um die Effizienz und Effektivität der Servicebereitstellung anzugleichen. Erfolgreiche HR-Teams erstellen Benchmarks für ihre Prozesse, um unnötige oder Doppelarbeit zu identifizieren, um Verantwortlichkeiten zwischen wichtigen HR- und Stakeholder-Rollen aufzuteilen, um Kunden in den Prozess zu integrieren, um die Qualität zu verbessern und um das Engagement zu steigern.

4. Entwicklung der „richtigen“ Fähigkeiten zur Optimierung der HR-Servicebereitstellung. Ein Grund, warum HR-Funktionen Kostenoptimierungsziele nicht erreichen, ist der Mangel an erforderlichen Fähigkeiten. Eine neue Arbeitsumgebung erfordert neue Arten von Fähigkeiten von den Unternehmen und Mitarbeitern. Spezifische Schulungen können die Leistung der Mitarbeiter verbessern, aber für eine langfristige Strategie muss das Unternehmen funktionsübergreifende Rollen (d. h. Verhaltenseigenschaften, technische Fähigkeiten, relevante Erfahrung) definieren, die dem Unternehmen helfen, auf komplexe geschäftliche Herausforderungen zu reagieren.

5. Die Auswirkungen der HR Shared Service Delivery auf die Kostenoptimierung erneut untersuchen. In komplexen Unternehmen sind die potenziellen Kosteneinsparungen durch Shared Services schwer zu identifizieren. Als Reaktion darauf sollten Unternehmen die Shared Service Delivery weiter standardisieren, um verstecktes Einsparpotenzial aufzudecken. Beispielsweise bieten Unternehmen oft mehrere individuell abgestimmte Versionen desselben Prozesses an, was die Integration behindert und die Kosten erhöht.

6. Prüfung der Investitionen in die HRIS-Technologie, um Möglichkeiten zur Kostenoptimierung zu identifizieren. Trotz der umfangreichen Investitionen und Komplexität der Implementierung der HR-Technologie nehmen sich nur wenige Personalleiter die Zeit, die Effizienz und Effektivität später zu prüfen. Intelligente Unternehmen überprüfen ihre HRIS-Investitionen jedoch regelmäßig, eliminieren nicht ausgelastete Systeme und leiten Ressourcen an andere Stellen weiter, um Kosteneinsparungen zu erzielen.

7. Regelmäßige Prüfung der Auswirkungen ausgelagerter Dienste und externer Anbieter auf die Kostenoptimierung. In der Regel betrachten Unternehmen Outsourcing und Insourcing als eine Möglichkeit, Kostenziele zu erreichen, aber sie müssen auch die Servicebereitstellungsrisiken für geschäftskritische HR-Aktivitäten bewerten. Eine Möglichkeit, das Beste aus ausgelagerten Diensten herauszuholen, besteht darin, die Effizienz zu überwachen, was in der Regel zu mehr Standardisierung und Harmonisierung führt, sowohl global als auch lokal. Diese Integrationsbemühungen – die in enger Partnerschaft mit Outsourcing-Anbietern durchgeführt werden sollten – führen oft zu sofortigen Kosteneinsparungen.

8. Harmonisieren Sie Elemente des Gesamtvergütungsmodells für eine bessere Kostenoptimierung. Komplizierte Vergütungs- und Leistungsstrukturen innerhalb des Unternehmens bremsen die Kostenoptimierung. Erfolgreiche Unternehmen entwickeln Vergütungsmodelle mit Spielraum für Kostenoptimierungsinitiativen und die Überwachung der Mitarbeiterleistung. Diese Modelle sollten Vergütungspläne auf der Grundlage von Metriken bewerten und Ressourcen auf der Grundlage der Kapitalrendite zuweisen.

9. Strukturieren Sie die Belegschaft, um kurzfristige Geschäftsanforderungen mit langfristigem Wert in Einklang zu bringen. Viele Unternehmen kämpfen mit den Realitäten des neuen Arbeitsumfelds; die besten Unternehmen können jedoch kurzfristig und flexibel auf den Markt reagieren und ihre Mitarbeiter langfristig an neue Arbeitssituationen anpassen. Sie tun dies, indem sie funktionsübergreifende Teams bilden, eine Mischung aus fest angestellten und befristeten Mitarbeitern nutzen und die Effektivität der aktuellen und zukünftigen Belegschaft angesichts dieser Veränderungen maximieren.

10. Erzielen Sie Kostenoptimierungseffekte durch „intelligente“ Entlassungsplanung und -ausführung. Jede Belegschaftsoptimierung kann HR-Teams möglicherweise dazu zwingen, Serviceeinheiten oder Mitarbeiter zu entlassen, die nicht in der Lage sind, strategische Geschäftsziele zu erreichen. In solchen Zeiten sollten Unternehmen einen systematischen Managementansatz für den Entlassungsprozess verfolgen, für eine einheitliche Kommunikation mit der Belegschaft sorgen und Mitarbeiter einbeziehen, die für den Geschäftserfolg entscheidend sind.

Dieser Artikel, zuerst veröffentlicht am 29. August 2018, wurde aktualisiert, um neue Ereignisse, Bedingungen und Forschungsergebnisse einzubeziehen.